Rédaction de cahiers de charges

Avec une expertise de plus de 20 ans dans le monde du Web, Be On The Web peut vous aider à définir les besoins de vos projets et vous accompagner dans la rédaction de cahiers des charges.

Le cahier des charges est le document le plus important de votre projet IT car il permet de pouvoir demander des offres financières pour votre projet. Plus votre cahier des charges traduira avec précision vos besoins, plus les offres des prestataires seront précises et plus le projet final répondra à vos attentes.

Be On The Web peut donc vous accompagner de la rédaction de vos besoins jusqu’à la sélection d’un prestataire final en passant pas la rédaction de cahiers des charges.

Analyse de
l’existant (AS-IS)

La phase d’analyse de l’existant constitue une étape préalable essentielle dans la rédaction d’un cahier des charges. Elle vise à dresser un état des lieux complet de la situation actuelle afin de comprendre le contexte, d’identifier les pratiques en cours et de repérer les éventuelles contraintes ou dysfonctionnements.

Cette analyse s’appuie sur la collecte d’informations auprès des différents acteurs concernés (entretiens, observations, questionnaires, étude documentaire…).
Elle permet notamment :

• D’évaluer les ressources et outils déjà en place;
• D’identifier les forces et faiblesses du dispositif actuel;
• De mettre en évidence les besoins non satisfaits et les problèmes récurrents;
• De préciser les attentes et les priorités des utilisateurs.

En fournissant une vision claire et objective de la situation de départ, l’analyse de l’existant constitue un socle indispensable. Elle garantit que le cahier des charges repose sur des données fiables et réalistes, et qu’il traduise fidèlement les besoins réels de l’organisation, tout en tenant compte des contraintes techniques, humaines et financières déjà présentes.

Analyse des
besoins (TO-BE)

Après l’étude de l’existant, l’analyse des besoins constitue la seconde étape clé dans la rédaction d’un cahier des charges. Elle a pour objectif de définir la situation cible, c’est-à-dire ce que le projet doit permettre d’atteindre à l’issue de sa mise en œuvre.

Cette phase consiste à recueillir, formaliser et hiérarchiser les attentes des utilisateurs, des parties prenantes et de l’organisation. Elle permet :

• De traduire les objectifs stratégiques en besoins opérationnels;
• De définir les fonctionnalités, services ou évolutions attendus;
• De distinguer les besoins essentiels des besoins secondaires ou optionnels;
• De préciser les critères de performance, de qualité et de sécurité attendus;
• D’anticiper les contraintes organisationnelles, techniques ou budgétaires liées à la solution future.

L’analyse des besoins constitue ainsi un travail de projection : elle décrit le « to-be », l’état futur souhaité, en cohérence avec les enjeux et les ressources de l’organisation.
Cette étape est fondamentale pour orienter la conception de la solution et garantir que le cahier des charges réponde de manière pertinente et durable aux attentes exprimées.

Rédaction du
cahier des charges

La rédaction du cahier des charges constitue l’aboutissement des phases d’analyse de l’existant (« as-is ») et d’analyse des besoins (« to-be »).
Elle consiste à formaliser, de manière structurée et exhaustive, l’ensemble des informations recueillies afin de fournir un document de référence clair, partagé et opposable.

Cette étape a pour finalité de :

• Traduire les besoins identifiés en exigences fonctionnelles et techniques;
• Préciser les objectifs à atteindre et les résultats attendus;
• Décrire les contraintes à respecter (budgétaires, réglementaires, organisationnelles, techniques…);
• Définir les critères de qualité et de performance;
• Etablir les modalités de suivi, de validation et d’évaluation de la solution.

Le cahier des charges joue un rôle central dans la réussite du projet. Il constitue à la fois un outil de communication entre les parties prenantes, un guide pour les concepteurs ou prestataires, et une base de pilotage tout au long du projet.
Sa clarté, sa précision et sa cohérence conditionnent la bonne compréhension des attentes et la mise en œuvre de solutions adaptées.

Analyse des
solutions du marché

Une fois les besoins définis et formalisés dans le cahier des charges, il est nécessaire d’examiner les solutions disponibles sur le marché afin d’identifier celles qui répondent le mieux aux attentes exprimées.
Cette étape permet de confronter les besoins théoriques à l’offre réelle, et de mesurer la faisabilité du projet dans son environnement technologique, économique et organisationnel.

L’analyse des solutions du marché consiste à :

• Recenser les prestataires, produits ou services existants;
• Comparer leurs caractéristiques fonctionnelles et techniques aux besoins exprimés;
• Evaluer les coûts d’acquisition, d’intégration et de maintenance;
• Prendre en compte la pérennité des solutions et la réputation des fournisseurs;
• Examiner la conformité réglementaire, la sécurité et la compatibilité avec l’existant.

Cette phase constitue un moment clé de mise en perspective : elle permet de vérifier la pertinence et la réalisme du cahier des charges, d’identifier les meilleures pratiques, mais aussi de repérer d’éventuelles innovations susceptibles d’apporter une valeur ajoutée.
L’analyse du marché prépare ainsi la prise de décision, en apportant une vision claire des alternatives disponibles et de leurs implications pour l’organisation.

Aide à la sélection
d’un fournisseur

À la suite de l’analyse des solutions du marché et de la diffusion du cahier des charges, les fournisseurs intéressés soumettent leurs offres.
La phase d’aide à la sélection consiste alors à étudier ces propositions de manière approfondie afin d’identifier le partenaire le plus à même de répondre aux besoins de l’organisation.

Cette étape repose sur une analyse détaillée des offres reçues, en les confrontant point par point aux exigences du cahier des charges. Elle comprend notamment :

• La vérification de la conformité des propositions aux besoins exprimés;
• La comparaison des fonctionnalités, des services et des garanties offerts;
• L’évaluation des aspects financiers (coût global, conditions de paiement, coûts récurrents);
• L’analyse des engagements en matière de délais, de qualité, de support et de maintenance.

Souvent, cette phase s’appuie sur une grille d’évaluation pondérée, qui permet d’objectiver la comparaison entre les offres et de faciliter la prise de décision. Elle est généralement complétée par des démonstrations, des tests ou des entretiens avec les candidats présélectionnés.

L’aide à la sélection garantit que le choix du fournisseur repose sur des critères transparents et alignés avec les priorités stratégiques et opérationnelles de l’organisation.
Elle réduit les risques liés au projet et favorise l’établissement d’un partenariat durable et fiable.

Accompagnement lors
de la mise en place

Une fois le fournisseur sélectionné, le projet entre dans sa phase de réalisation. L’accompagnement lors de la mise en place de la solution vise à garantir une intégration efficace, sécurisée et conforme aux attentes formulées dans le cahier des charges.

Cette étape implique une présence active aux côtés de l’organisation et du fournisseur afin de :

• Coordonner les actions entre les différentes parties prenantes;
• Veiller au respect du planning, du budget et des engagements contractuels;
• Suivre l’avancement et anticiper les risques ou blocages;
• Contrôler la conformité des livrables aux exigences définies,
• Accompagner la conduite du changement auprès des utilisateurs (information, formation, support);
• Faciliter la montée en compétences internes pour assurer la pérennité de la solution.

L’accompagnement constitue un facteur clé de réussite : il assure la fluidité de la mise en œuvre, limite les résistances et favorise l’appropriation de la solution par les utilisateurs.
Il permet également d’ajuster certains paramètres au fil du déploiement afin d’obtenir un résultat opérationnel optimal et durable.